今年10月，四川农业大学建校120周年校庆活动成功举办。面对超万名校友集中返校带来的预约、签到、到访统计和接待协调等多项工作，学校借助WPS 365上线校友到访管理应用，将分散的信息收集、数据管理与各学院协同串联起来，实现校庆服务的规范化升级。
图为四川农业大学
过去高校校友返校存在诸多痛点。报名渠道分散，学校难以集中掌握到访安排。现场签到数据与前期报名信息相互割裂，实际到访情况需要人工比对统计。数据汇总后，还要由校友办逐一整理并传递给各学院，信息传递容易滞后。
引入WPS 365后，这一切变得简单而有序。针对主题晚会、联谊座谈会、高质量大会等多类校庆活动，学校首先用表单创建统一的校友到访报名入口，将不同渠道的报名信息汇集到同一处。到访当日，校友扫描二维码即可完成签到，签到数据自动汇入后台，实现报名信息与签到数据的集中管理。
更关键的变化发生在数据管理层面。学校用多维表格搭建校友到访管理后台，集中管理报名、签到等数据，并自动生成可视化看板。校庆期间，这套应用累计承接超10000人次在线预约、超18000人次在线签到，覆盖成都、都江堰、雅安三大校区。通过看板，校友办能直观查看各学院的报名人数、到访人数及各学院到访占比，为统筹接待资源提供数据参考。
数据集中管理后，如何将信息及时传递给各学院？四川农业大学进一步通过WPS Comate开发数据分析专家智能体，AI自动分析各学院校友的到访数据，并通过协作平台将分析简报自动推送到各学院管理员。借助这一流程，各学院管理员便可在日常使用的协作工具中接收本学院的到访简报，方便提前做好接待准备。
图为四川农业大学协作工作台
此外，学校还将“校友到访管理”应用接入协作工作台，方便各学院管理员随时进入应用，查询本学院校友的报名、签到和到访明细，按需获取更详细的信息。
这套应用实现了从校友到访信息线上收集、现场签到、数据统计与各学院协同的全流程数字化管理，让校友接待从一项需要多方协调的“大工程”，变成各学院在同一平台上自主处理的常规事务，也为高校用轻量级数字化工具提升校友服务，提供一个可复制的样本。
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